עולם העסקים של ימינו משתמש במגוון רחב של טכנולוגיות, על-מנת לשפר את השירותים והמוצרים ולחזק את הקשר עם הלקוחות. אמצעי נוסף אותו ניתן להשיג באמצעות פתרונות טכנולוגיים פשוטים יחסית, הוא מעקב יעיל אחר שעות העבודה של העובדים באמצעות שעון נוכחות. שעוני הנוכחות עברו כברת דרך מאז הופיעו לראשונה בישראל, בצורת שעון נוכחות גדול ומגושם, אשר היה מייצר חותמת על כרטיס העובד. כיום, ניתן למצוא מגוון רחב של שעוני נוכחות בטכנולוגיות מתקדמות, אשר יכולים להבטיח לעסק חיסכון בהוצאות, לצד מערכת ניהול נוכחות ובקרת כניסה מתקדמת, ובכך לתרום רבות לייעול העסק.
סוגי שעוני נוכחות
ישנו מגוון רחב של שעוני נוכחות בשוק, כאשר הם נבדלים האחד מהשני בטכנולוגיה בהם הם עושים שימוש לזיהוי העובדים, וביכולות ההתממשקות שלהם לתוכנות המשרד והנהלת החשבונות ולמערכות אחרות בעסק. שעוני הנוכחות הנפוצים ביותר, הם שעוני נוכחות העושים שימוש בקורא מגנטי. בשיטה זו מונפק לכל עובד כרטיס עובד אישי, אשר אותו הוא מעביר בשעון הנוכחות עם כניסתו ויציאתו את מקום העבודה. זהו שעון זול ופשוט, אשר ניתן להתקנה בקלות, אך עם זאת הוא יוצר קושי מסויים, בכך שהוא דורש מנגנון הנפקת כרטיסים לעובדים; מאחר ולכרטיסים אלו עלול להיות בלאי גבוה, יש לדאוג להחלפתם מעת לעת, דבר אשר יוצר עלויות נוספות.
בנוסף, שיטה זו אינה מונעת לחלוטין את האפשרות לזיופים, שכן עובד יכול להעביר את כרטיסו של חברו מבלי ששעון הנוכחות יוכל לאתר זאת. השעונים המתקדמים משתמשים במנגנון זיהוי ביומטרי של טביעת אצבע, ובכך מונעים כמעט לחלוטין זיופים וכן חוסכים את עלויות הכרטיסים, אך מדובר כמובן בהשקעה ראשונית גבוהה יותר. סוג נוסף של שעון נוכחות, הינם שעוני נוכחות אינטרנטיים, המאפשרים לעובד לדווח על תחילת העבודה באמצעות אתר אינטרנט ולמעסיק, לקבל באמצעות האתר את הדיווחים.
היתרונות במעבר לשימוש בשעון נוכחות מתקדם:
לסיכום, שעון נוכחות מתקדם יכול לסייע לכל עסק להתייעל ולחסוך בהוצאות. רכישת שעון נוכחות היא השקעה שתחזיר עצמה במהירות, באמצעות ההוצאות שייחסכו לעסק כתוצאה מהשימוש בו ותפחית את הניצול לרעה של עובדים את מקום העבודה. עבור עסק המבוסס על מספר רב של עובדים ומשתמש במשאבים רבים על-מנת לבצע מעקב אחר שעות העבודה לצורך הפקת דו"חות שכר, שעון נוכחות מתקדם הוא כלי הכרחי.
סוגי שעוני נוכחות
ישנו מגוון רחב של שעוני נוכחות בשוק, כאשר הם נבדלים האחד מהשני בטכנולוגיה בהם הם עושים שימוש לזיהוי העובדים, וביכולות ההתממשקות שלהם לתוכנות המשרד והנהלת החשבונות ולמערכות אחרות בעסק. שעוני הנוכחות הנפוצים ביותר, הם שעוני נוכחות העושים שימוש בקורא מגנטי. בשיטה זו מונפק לכל עובד כרטיס עובד אישי, אשר אותו הוא מעביר בשעון הנוכחות עם כניסתו ויציאתו את מקום העבודה. זהו שעון זול ופשוט, אשר ניתן להתקנה בקלות, אך עם זאת הוא יוצר קושי מסויים, בכך שהוא דורש מנגנון הנפקת כרטיסים לעובדים; מאחר ולכרטיסים אלו עלול להיות בלאי גבוה, יש לדאוג להחלפתם מעת לעת, דבר אשר יוצר עלויות נוספות.
בנוסף, שיטה זו אינה מונעת לחלוטין את האפשרות לזיופים, שכן עובד יכול להעביר את כרטיסו של חברו מבלי ששעון הנוכחות יוכל לאתר זאת. השעונים המתקדמים משתמשים במנגנון זיהוי ביומטרי של טביעת אצבע, ובכך מונעים כמעט לחלוטין זיופים וכן חוסכים את עלויות הכרטיסים, אך מדובר כמובן בהשקעה ראשונית גבוהה יותר. סוג נוסף של שעון נוכחות, הינם שעוני נוכחות אינטרנטיים, המאפשרים לעובד לדווח על תחילת העבודה באמצעות אתר אינטרנט ולמעסיק, לקבל באמצעות האתר את הדיווחים.
היתרונות במעבר לשימוש בשעון נוכחות מתקדם:
• שעון נוכחות מאפשר לאתר באופן מהיר ויעיל, בעיות נוכחות אצל העובדים וכן איחורים כרוניים או חיסורים רבים, וכך לטפל בהם מבעוד מועד, לחסוך הוצאות גדולות יותר בעתיד ולתרום לייעול העסק.
• מערכות הנוכחות האוטומאטיות, ובייחוד אלו הכוללות אמצעי זיהוי ביומטריים, מקשות מאוד על זיוף ומונעות מעובד אשר לא הגיע לעבודה לבקש מחברו שיחתים כרטיס עבורו.
• שעוני הנוכחות המתקדמים קלים להפעלה ולתחזוקה. הסתיים עידן החלפות דיו וכיווני שעונים בתדירות גבוהה, והגיע עידן המערכות המתוחכמות, המייצרות דוחות נוכחות ושכר ממוחשבים, ומסוגלות לייצא את הנתונים ישירות לתוכנות הנהלת החשבונות של העסק. כך מושג חיסכון נוסף בזמן ובעלויות.
• שעון נוכחות מתקדם יכול להועיל למגוון רחב של פונקציות נוספות, כגון הנפקת תלושים לחדר אוכל, לחניה וכדומה. בכך הופך שעון נוכחות לכלי יעיל למעקב אחר יעילות העובדים והעלויות הנלוות המושקעות בהם.
• שעון נוכחות יכול לספק מידע לא רק על הגעה ועזיבה של עובדים את מקום העבודה, אלא לבצע מעקב גם אחר מיקומם המדויק בתוך החברה, ובכך לתרום עוד יותר לייעול תהליכי עבודה ולבחינת שעות ההשקעה של עובדים בפרויקטים מסויימים.
לסיכום, שעון נוכחות מתקדם יכול לסייע לכל עסק להתייעל ולחסוך בהוצאות. רכישת שעון נוכחות היא השקעה שתחזיר עצמה במהירות, באמצעות ההוצאות שייחסכו לעסק כתוצאה מהשימוש בו ותפחית את הניצול לרעה של עובדים את מקום העבודה. עבור עסק המבוסס על מספר רב של עובדים ומשתמש במשאבים רבים על-מנת לבצע מעקב אחר שעות העבודה לצורך הפקת דו"חות שכר, שעון נוכחות מתקדם הוא כלי הכרחי.
